Við gerum öll mistök og stundum erum við neydd til að biðja fyrirgefningu annarra fyrir spilla sambandi. Svo bréfabandalagið er ein af flóknum tegundum bókstafa. Eftir allt saman snýst höfundur oft um áminningu hans (og stundum er engin löngun til að biðjast afsökunar og í viðskiptaskiptum gerist það að þú þurfir einnig að biðjast afsökunar ekki endilega fyrir eigin mistök).
Að biðja um fyrirgefningu er nauðsynleg. Að öllum líkindum er hæfileiki til að viðurkenna að rangt sé, mistök þeirra og reiðubúin til að leiðrétta þau á sama tíma mikilvægur þáttur í mynd hvers fyrirtækis. Skýrar afsakanir bera meginmarkmiðið sem afsökun, en samtímis varðveita andlit fyrirtækisins og endurheimta spillt samskipti. Að auki er mikilvægt að draga úr hugsanlegum átökum, en að lágmarka neikvæðar afleiðingar villunnar. Fyrirgefðu bréf skal senda í eftirfarandi tilvikum:
- Rangt hegðun af þinni hálfu gagnvart starfsmönnum annarrar stofnunar (óháð grundvallaratriðum ómannúðlegrar hegðunar).
- Ef þú hefur ekki uppfyllt samningsbundnar skyldur þínar (einnig án tillits til þess).
- Rangt hegðun starfsfólksins, sem varð einhvers konar almenn lén.
- Ef um er að ræða force majeure.
Hvernig á að skrifa afsökunarbréf?
Skrifleg afsökun hefur uppbyggingu sem hefur engin sérstök munur á uppbyggingu venjulegs viðskiptabréfs, en efnið er besti kosturinn ef þú gerir efni bréfsins hlutlaust og ekki einblína á þá staðreynd að þetta bréf er afsökunarbeiðni. Látum bréfið vera undirritað af yfirmanni fyrirtækisins. Nauðsynlegt er að skapa til kynna að framkvæmdastjóri sé meðvituð um mikilvægi þess að það er ranglega skapað vandamál og með mikilli eftirsjá um það sem gerðist, er tilbúið að biðja fyrirgefningu frá slasastri. Texti afsökunar hefur áhrif á endurreisn faglega orðspor fyrirtækis þíns eða opinbera.
Miðað við eyðublaðið er textinn skipt í: innganginn, meginhlutinn og niðurstaðan. Fyrirgefningin er aðeins fært einu sinni í inngangsorð bréfsins. Önnur málsgrein er helsta hluti. Nauðsynlegt er að útskýra ástæðuna fyrir því sem gerðist. Forðastu setningarin "lítið vandamál", lítið tafar, "osfrv. Þriðja málsgreinin er tjáning sorgar, eftirsjá. Niðurstaðan ætti að tjá vonina um að slík mál muni gerast aftur.
Ekki gleyma því að ef þú gerir allt í lagi, þá, í stað óánægður starfsmanns annars fyrirtækis eða viðskiptavinar, fáðu nokkrar varanlegir.